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Qual é a melhor maneira de organizar arquivos?

Manter a papelada em ordem pode ajudá-lo a encontrar os papéis quando você precisa deles sem ter que procurar em todo o lado. Algumas pessoas não podem tomar o tempo para organizar os arquivos porque não têm certeza onde começar, mas é importante para manter tudo em ordem e uncluttered. Embora tendo organizado arquivos pode parecer improvável, especialmente se você estiver atualmente procurando em um armário de arquivo transbordando, é muito factível. Há aqueles que pode ser incerto quanto tempo eles devem manter os seus documentos. Enquanto seus documentos são essenciais para efeitos fiscais, é importante de guardá-los de janeiro até que os seus impostos são terminados no ano seguinte. Após a conclusão dos seus impostos, seu contador pode aconselhar quanto mais tempo você deve manter a papelada. Documentos a respeito de seus impostos, registros médicos, aposentadoria e contas de poupança e habitação registros devem ser mantidos permanentemente. Os papéis que são relevantes para seus itens caros, como carros, jóias e antiguidades também devem ser mantidos permanentemente. Declarações de cartão de crédito, que você pode querer manter por sete anos e contas de serviços públicos geralmente pode ficar por cerca de um ano.
Quando quiser organizar arquivos, você pode salvar você mesmo um monte de tempo e espaço se você livrar-se de que você não precisa. Coloque cada papel em uma pilha com outros jornais correspondentes e tudo o que você não quer colocar em outro monte para triturar. Depois que você reduzir o tamanho, você sabe exatamente quanto espaço você precisa para seus arquivos.
Pastas de Manila são úteis quando chega a hora de organizar os arquivos. Escrever na guia que contém cada pasta e colocar as pastas em ordem alfabética. Os documentos contidos em cada pasta em ordem de data, por exemplo, colocar os mais velhos papéis nas costas e os mais novos na frente. Não só é mais fácil para encontrar o que você precisa, mas para quando você precisa para limpar as pastas também.
Arquivos de papel não são os únicos arquivos que podem obter desorganizados; arquivos digitais podem também. Para saber o que você precisa para organizar, passar por todas as áreas do seu computador e limpar todos os arquivos que você não precisa mais, sejam fotos ou documentos. Se quiser os arquivos, considere a transferi-los para uma chave de memória USB ou em um CD em branco.
A fim de organizar os arquivos, você deve designar um local específico para cada um deles. Como você faria para arquivos de papel, fazer pastas individuais no computador de acordo com categorias específicas. Por exemplo, agrupar seus projetos de trabalho em uma pasta e fotos de certas férias com a família em outro e classificá-los em conformidade. Se você precisa deles, ou decide que deseja exclui-los no futuro, você sabe exatamente onde encontrá-los. Para certificar-se de que tudo fica organizado, lembre-se de rotular corretamente cada arquivo digital que você salvar e colocá-lo na pasta correspondente.
Ter arquivos sistemático pode levá-lo a ser desgastados e frustrado, mas se você organizá-las uma vez, você não precise fazê-las novamente. Mantê-los organizados continuamente impedirá você de ter que gastar tempo indo através do processo de organização inicial tudo de novo. Tomar o tempo para organizar arquivos pode resultar em você ser capaz de encontrar o que você precisa quando você precisar dele sem um processo de busca exaustiva. Além disso, ter seus arquivos organizados em um só lugar os impedirá de se tornar a desordem que transborda para o resto da sua casa.

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