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O que é uma factura de ordem de compra?

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Uma factura de ordem de compra é um documento usado em transações comerciais. O nome deste documento resulta do facto de que um número de ordem de compra é incluído. Este número será usado durante toda a duração da transação. É possível ter várias facturas de ordem de compra entre um comprador e um vendedor a qualquer momento. Esse documento pode ser usado para bens ou serviços. Para um contrato para ser legal deve haver uma oferta e uma aceitação. A troca de dinheiro e mercadorias entre um comprador e um fornecedor é um contrato. Em tal situação, a factura de ordem de compra pode ser vista como uma oferta, porque o comprador exprime uma vontade de comprar uma quantidade específica de determinados produtos a um determinado preço. O fornecedor aceita cumprir a ordem, emitir uma nota e receber o pagamento.
Uma factura de ordem de compra geralmente contém numerosas peças de informação. O comprador deve claramente identificado, incluindo seu detalhes de contato. Além disso, normalmente há um espaço previsto para o endereço de entrega, desde que as empresas podem ter mais de um local de operação. O número de ordem de compra é uma parte muito importante de informação normalmente encontrada em ou perto da parte superior do documento.
A pessoa que faz a ordem deve ser listada na factura. Termos especiais que se aplicam à transação são geralmente incluídos. A ordem deve ser minuciosamente descrita incluindo os nomes dos itens ou serviços, a quantidade, números sku e preços. O comprador também pode calcular impostos, transporte e manuseio e outros custos.
Uma factura de ordem de compra pode proteger tanto o comprador e o vendedor. Em nome do comprador, não há provas ele pediu por um certo número de produtos específicos e esperava-se a pagar um preço especificado. Se o vendedor fornece outros produtos ou serviços, ou tenta aumentar o preço, o comprador terá um documento que registra a sua oferta original. O vendedor é protegido porque sem esse documento o comprador poderia solicitar bens e depois se recusam a aceitar ou pagar por eles.
Inúmeras facturas de ordem de compra podem existir porque um comprador pode colocar novas encomendas antes de pedidos anteriores são preenchidos. Por exemplo, que a manutenção de Charlie ganha um contrato para substituir um telhado. Charlie pode usar uma factura de ordem de compra para solicitar o material para o trabalho. Mais tarde naquele dia, manutenção de Charlie poderia pegar outro contrato para reparar uma doca. Os suprimentos necessários para este trabalho provavelmente serão colocados em uma nota fiscal da ordem de compra diferente.
Isto ressalta a importância do número de ordem de compra. Sempre que as duas partes se comunicar, este número será geralmente usado para eliminar a confusão. Isso inclui quando as consultas são feitas sobre o status do pedido, quando backorder avisos são enviados, e quando as contas são emitidas.

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