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O que é um escritório electrónico?

Também conhecido como e-escritório, um escritório eletrônico é um termo que se refere a qualquer ambiente de escritório que faz utilização significativa da tecnologia de computador para operar. O termo foi cunhado primeiramente durante o meio do século XX e começou a entrar em uso comum durante a década de 1980, como ambientes de escritório mais dispensado com métodos manuais e começaram a depender mais fortemente uma combinação de computadores desktop, mainframes e servidores para gerenciar um número de tarefas relacionadas ao trabalho. Hoje, um escritório electrónico é mais comumente associado no escritório virtual, que envolve o uso de tecnologia sem fio para permitir que as pessoas a trabalhar em praticamente qualquer lugar com o tipo certo de laptop ou notebook e uma conexão sem fio confiável. Dentre os principais benefícios de um escritório electrónico é a capacidade de depender menos na cópia de documentos para gerenciar tarefas de negócios diferentes. Por exemplo, um profissional de contabilidade ou faturamento seria capaz de diminuir significativamente o uso de livros de contabilidade tradicional cópia impressa, utilizando o software de contabilidade para bill ordens, criar facturas e até mesmo postar os pagamentos recebidos em faturas pendentes. Da mesma forma, um vendedor pode beneficiar do uso de um escritório eletrônico utilizando um banco de dados vendas, ao invés de manter arquivos de papel em cada prospect e cliente. Mesmo muitas tarefas de escritório como escrever cartas ou preparar apresentações podem agora ser feitas eletronicamente, reduzindo ainda mais o consumo de papel, tornando também mais fácil de manter organizado e fácil de recuperar os dados.
Juntamente com a redução do consumo de papel associado a executar várias tarefas, um ambiente de escritório electrónico também fornece um nível maior de segurança. Os usuários pode senha proteger vários documentos, limitar o acesso a bancos de dados com códigos de acesso e até bloquear o acesso a arquivos colocados em uma solução de armazenamento de dados remotos, criptografando o acesso de alguma maneira. Enquanto não é infalível, esse nível de segurança é geralmente considerada uma melhoria sobre o uso de armários fechados, cofres e abóbadas que foram comumente empregadas antes do advento do computador desktop.
Enquanto o escritório electrónico não eliminou a utilização de papel em um ambiente de negócios, uso responsável dos programas de software e redes de empresa reduzem a necessidade de manter a cópia de documentos. Desde que os documentos podem ser impressos quando e, se necessário, o espaço necessário para montar um escritório electrónico é significativamente menor, uma vantagem que é particularmente importante quando o espaço é um prémio. Em algumas indústrias, uso do escritório virtual tornou possível permitir que os empregados trabalhem remotamente, ao invés de em um local central, um benefício que pode reduzir significativamente os custos operacionais.

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