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Quais são os diferentes tipos de procedimentos de Front Office?

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Quando as pessoas falam sobre o front office, eles estão se referindo a todas as funções dentro de uma organização que incluem o contato direto com os clientes. Por exemplo, o front office em um hotel descreve os trabalhadores de serviço de portaria e recepção que faça as reservas e aceitam pagamentos. O front office pode ser mais facilmente entendido quando comparada para tarefas de escritório, que incluem contabilidade, recursos humanos e outras funções que podem contribuir para a qualidade do serviço ao cliente, mas que os clientes raramente ver de volta. Alguns dos procedimentos de front office mais comuns são transações financeiras ou de vendas, documentação e comunicação.
Comunicação é um dos procedimentos de front office mais essenciais encontrados em praticamente todos os cenários de front office. Quando recepcionistas em consultórios médicos falam com pacientes ao telefone ou receber pacientes como eles vêm em um escritório, por exemplo, eles estão realizando tarefas de comunicação. No varejo, as tarefas de comunicação ocorrem quando representantes de vendas para ajudar os clientes a encontrar os itens para os quais estão comprando.
Documentação é outro dos procedimentos mais importantes no escritório da frente. Em suma, este é o processo de gravação o que acontece em um front office. Trabalhadores de recepção em um hotel, por exemplo, são responsáveis por manter o controle de quem faz reservas, quem entra e quem confere. Eles geralmente armazenam essas informações em bancos de dados para que podem saber quantos quartos estão abertos e quando eles podem planear pessoal para a maioria dos clientes.
Procedimentos de front office que incluem transações de vendas e financeiras geralmente são documentados e transportados digitalmente para fazer serviços de escritório, tais como finanças e contabilidade. No varejo, muitos trabalhadores de escritório frente usam caixas registadoras que calcular totais diários. Profissionais que trabalham em consultórios médicos podem ter que levar informações de seguros. Em alguns casos também terão de estar familiarizado com a codificação médica.
Como na maioria dos aspectos do negócio, a gestão é um processo importante. Os gerentes normalmente supervisionam todos os procedimentos de escritório e garantir que os trabalhadores estão realizando suas tarefas corretamente. Eles também poderiam formar os trabalhadores de escritório e alterar procedimentos de front office para enfrentar novos desafios.
Muitos gestores acreditam que os procedimentos de recepção devem ser desenvolvidos continuamente. Em vez de dependendo de modelos ou estratégias porque eles estão familiarizados, muitos gerentes, em vez disso, escolher analisar cada novo desafio e adotar soluções. Por exemplo, se um gerente de hotel encontra-se que um sistema de reservas é muito lento e que os trabalhadores de mesa não podem assistir clientes rápido o suficiente, ele ou ela pode olhar para novos sistemas que são rentáveis. Um gerente pode também observar o comportamento do funcionário da recepção e realizar sessões de formação contínua para melhorar a comunicação com os clientes.
Artigo aportado pela equipe de colaboradores.

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