O que é processamento de fatura?


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Processamento de faturas é uma série de procedimentos para o tratamento de faturas para certificar-se de que eles são pagos em tempo hábil. As empresas individuais geralmente têm seus próprios sistemas de processamento, envolvendo membros do pessoal da contabilidade, bem como supervisores e outro pessoal. Software para ajudar com o processamento de faturas está disponível para agilizar o processo, tornar mais fácil para localizar registros e fornecer acesso rápido às faturas pendentes atuais.
O processo começa com a entrega de uma fatura por fax, e-mail, correio ou outro sistema. Um membro do pessoal da contabilidade precisa abrir e rever a factura para decidir como proceder. Pode ter um número de ordem de compra, indicando que a pessoa encarregada de que a ordem de compra deve verificá-la. Isso pode envolver a verificação da fatura contra reais itens recebidos e verificar que uma pessoa aprovou a compra em primeiro lugar. Se nenhum número de ordem de compra estiver presente, a contabilista deve examinar o documento para determinar que tipo de produto ou serviço está em discussão.
Em nota fiscal eletrônica, sistemas de processamento, as pessoas podem gravar os dados da fatura, incluindo o fornecedor originário, detalhes, data de vencimento e assim por diante, criando uma entrada controlável de banco de dados. Supervisores de contabilidade podem solicitar lista de pendentes facturas ordenadas por data de conclusão e outros parâmetros. Uma vez que um contador aprova pagamento, fundos podem ser expedidos por cheque, transferência eletrônica de fundos e outros métodos, usando as informações do fornecedor no arquivo. Se um vendedor é novo, o departamento de contabilidade pode precisar fazer contato para coletar informações, se os dados de facturação não estão completos.
Empresas efetuar seus pagamentos por cheque ou confirmação número, dependendo de como eles enviam fundos, para criar um registo que indique quando e como eles fizeram um pagamento. Uma vez que o dinheiro é enviado, o departamento de contabilidade pode notar que a factura é paga e movê-lo fora da coluna de pagar contas em seus livros. Se um litígio sobre pagamentos, esses registros estão disponíveis para revisão descobrir onde um pagamento foi extraviado e como resolver o problema.
O número de etapas envolvidas no processamento de faturas pode variar, dependendo da empresa e os sistemas que ele usa. Segurança é construídas em evitar problemas como pagamentos em duplicado, pagando em compras não autorizadas, ou falta de pagamento de uma factura dentro dos termos alocados. Em um pequeno negócio, uma única pessoa pode ser responsável por esses pagamentos, enquanto empresas maiores podem ter um departamento de pagar contas todo responsável por lidar com todo o processamento de faturas, para cada fornecedor de provedores de utilitários para subcontratantes uma empresa utiliza em projetos específicos.
Os Conceitos publicados são baseados em informações on-line no site:
Encyclopædia Britannica: (web) http://www.britannica.com/ (english).
Encyclopedia.com -- Online dictionary and encyclopedia of facts, information, and biographies (web). http://www.encyclopedia.com/ (english)