O que devo incluir em uma ordem de trabalho?


Enciclopédia da Economia e Comércio

As informações que você deve incluir em uma ordem de trabalho, um documento utilizado para solicitar um trabalho de outra pessoa ou departamento dentro de uma empresa, normalmente irão variar dependendo do tipo de trabalho que você está solicitando. Na maioria dos casos, suas informações de contato, as informações de contato da pessoa ou departamento ao qual você está enviando a ordem de trabalho e um número de controle interno ou externo são necessários. Você também precisará incluir uma descrição detalhada do trabalho solicitado, incluindo a urgência da matéria, onde o trabalho é necessário, e o que precisa ser feito. Em alguns casos, talvez você precise fornecer informações sobre o custo do trabalho, especificamente para a conta que o trabalho deve ser cobrado.
Antes de enviar uma ordem de serviço, você terá que fornecer informações sobre onde você pode ser contatado para obter detalhes sobre o trabalho e os tempos de conclusão estimado. Isto geralmente incluirá o seu nome, número de telefone, endereço de e-mail e o local físico de seu escritório. Você também precisará incluir o nome do departamento ao qual você está enviando a ordem de trabalho e, em alguns casos, o nome da pessoa à qual a ordem de trabalho é direcionada.
Números de rastreamento são usados em cada solicitação de trabalho para fins de arquivamento e para seguir o progresso do trabalho. Em sistemas de ordem de trabalho informatizado, este número de rastreamento é muitas vezes gerado automaticamente, tipicamente pela data e o número atribuído ao departamento solicitando o trabalho. Em alguns casos, você pode precisar de introduzir esta informação se baseia a política da empresa. Se seu departamento ou escritório usa números de controle interno, você normalmente terá que incluir isso na ordem de trabalho, bem como para acompanhamento e apresentação de fins.
A parte principal de uma ordem de trabalho é uma descrição do tipo de trabalho que está sendo solicitado. Isto pode ser um parágrafo curto, principalmente quando o trabalho é uma tecnologia de projeto ou preocupações do escritório. Para trabalhos que incluem o trabalho manual, tipicamente de fixação ou atualizando um escritório ou edifício, você pode ter de incluir um desenho áspero, indicando a localização do problema. Esta informação é geralmente ligada à ordem, em vez de dentro do documento real.
Uma data sugerida de conclusão muitas vezes também está incluída neste tipo de documento, incluindo informações sobre a urgência da questão. Dependendo de políticas da sua empresa, a data que você incluir aqui será uma sugestão para a pessoa a quem você está enviando a ordem, ou um prazo firme. Você também precisará incluir informações detalhadas sobre a localização do trabalho a ser concluído, conforme aplicável, incluindo o endereço do prédio, andar e o número do quarto. Se o trabalho é para ser executada em um computador ou sistema, você precisará incluir informações sobre qual sistema ou o computador precisa de trabalho e onde o item está localizado.
Você também pode precisar incluir um número de conta em que você está enviando a ordem para o departamento pode cobrar o custo do trabalho. Ou não é necessário dependerá de como sua empresa lida com procedimentos contábeis. O trabalho provavelmente será cobrado para seu departamento ou, se o trabalho é para um projeto, para a conta com o dinheiro para o projeto.
Os Conceitos publicados são baseados em informações on-line no site:
Encyclopædia Britannica: (web) http://www.britannica.com/ (english).
Encyclopedia.com -- Online dictionary and encyclopedia of facts, information, and biographies (web). http://www.encyclopedia.com/ (english)