Como faço para levar minutos de reunião?

Atas de reunião são um registo escrito dos principais tópicos abordados e decisões tomadas durante uma reunião. Em uma reunião formal do Conselho de administração, o Secretário do Conselho é geralmente responsável por gravar as atas de reunião, que em seguida são consideradas importantes documentos legais. Muitas reuniões começam com uma revisão da acta da última reunião, que é colocado em alta na agenda do encontro. Se os participantes da reunião concordam que esses minutos refletir com precisão o que aconteceu durante a última reunião, então eles são oficialmente aprovados na reunião atual.
Uma pessoa responsável pela gravação de atas de reunião será muitas vezes anotar pontos salientes que ocorrem durante a reunião, como que importantes tópicos foram discutidos, que importantes declarações e perguntas foram levantadas e por quem, e que a ação itens ou tarefas surgiram da reunião e a quem eles foram atribuídos. Estas notas, escritas em taquigrafia, então são digitadas em um documento formal, às vezes por uma pessoa que não o notetaker, e o documento é mantido como um registro do progresso da reunião. A pessoa designada com minutos às vezes também irá gravar a reunião em um gravador de fita em vez de ou além de tomar notas à mão. A fita pode então ser conectada um ditafone para transcrever a gravação em um documento formal de minutos.
Uma reunião formal minutos documentam normalmente começa declarando o nome da empresa ou da organização; o local, hora e data da Assembleia; e uma lista de pessoas presentes para a reunião (participantes). Em seguida, os minutos deverão indicar no formulário de ponto parágrafo ou bala quais tópicos foram abordados na reunião, escrito na ordem em que eles foram discutidos. Quando um ponto importante é feito por um indivíduo, o nome do alto-falante deve ser atribuído ao ponto como está registrado nos minutos. Parafrasear o ponto do orador é geralmente aceitável em minutos lieu de citações textualmente.
Como nem todos do que foi dito durante uma reunião podem ou devem ser incluídos na acta, uma boa regra é para garantir que qualquer oficiais decisões e resoluções aprovadas pela organização são mantidas a prioridade mais alta. Quaisquer relatórios financeiros ou declarações que foram apresentadas durante a reunião, ou questões jurídicas discutidas, também devem ser incluídas nas atas de reunião.