O que é um número de ordem de compra?

Um número de ordem (PO) de compra é um código alfanumérico que é atribuído a uma determinada solicitação para comprar alguma coisa. Maioria das vezes, PO números são usados internamente por empresas para controlar suas próprias compras. Algumas empresas, no entanto, irão atribuir códigos para todas suas vendas e vão dar números PO aos seus clientes para que os clientes podem acompanhar suas ordens. Estes códigos podem ser em qualquer formato alfanumérico, e muitas empresas usará letras específicas ou números para indicar certas coisas sobre a ordem, tais como o que está sendo vendido, a localização, o comprador e a data.

Uso dentro das empresas

Em muitas empresas, um número de ordem de compra é atribuído após um funcionário ou um departamento envia uma solicitação para a ordem de determinados bens ou serviços. Geralmente o pedido é formalmente apresentado para um agente de compras usando o que é conhecido como um formulário de requisição. Se a solicitação for aprovada, uma ordem de compra é criada e é atribuída um número de ordem de compra. Nesse ponto, a ordem é colocada com outra empresa, que muitas vezes registra o número de PO do comprador para inclusão no detalhe a ordem.
Como o fornecedor se prepara um transporte ou embalagem lista para ir com o pedido do cliente, o número de PO normalmente está incluído no detalhe. Isto torna possível para o agente do comprador recebimento para verificar a quantidade e o tipo de bens entregues e para confirmar que o carregamento está associado uma ordem devidamente autorizada. O número de ordem de compra também aparece na factura e outros documentos que o vendedor dá ao cliente. Nesta perspectiva, o número de PO agiliza o agendamento de pagamento para o fornecedor, e permite que os bens a ser encaminhado para o departamento apropriado.
O número de PO também possibilita que a empresa a aplicar o custo para o orçamento do departamento que a encomenda. Ele também fornece o departamento de contas a pagar com verificação de que a despesa é legítima. Pagamento pode então ser processado para o fornecedor.

Formato

A construção exata e o comprimento de um número de ordem de compra variará de uma empresa para outra. Muitas empresas que operam em vários locais usará os primeiros caracteres do código para identificar o local em que a encomenda, como "CHI" para representar uma facilidade em Chicago. As próxima poucos personagens podem identificar o departamento específico que a encomenda, tais como "RD" para representar a pesquisa e o departamento de desenvolvimento. Assim, o número da OC para uma ordem colocada por de uma empresa departamento de pesquisa e desenvolvimento em Chicago pode começar com "CHIRD", seguido por outros caracteres alfanuméricos que fornecem mais informações sobre a ordem.
As empresas geralmente estruturam seus números de PO na maneira que funciona melhor com seus sistemas de controle interno. Alguns também usufruir de traços ou espaços, que podem ajudar quando apenas determinados caracteres dentro de uma necessidade de número de PO para ser lido para uma finalidade específica. Em resposta para a grande variedade de tamanhos e formatos que podem ser usados, muitos fornecedores de configurar os campos em sua ordem de bancos de dados de rastreamento para permitir qualquer número de caracteres — até 30 ou mais — para ser usado em um número de ordem de compra.

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