O que são serviços de conferência?
Serviços de conferência incluem a reserva de conferências, reuniões, ou outros eventos, bem como o planejamento e a prestação dos serviços necessários para esses eventos ser bem sucedido. Serviços de conferência são também comumente referidos como gestão de reuniões, gestão de eventos, planejamento de eventos ou marketing de eventos. Gerentes de serviços de conferência também são chamados de reunião ou organizadores de eventos. Serviços de conferência variam de acordo com o evento, mas normalmente incluem orçamentação, regime de alojamento, restauração e equipamentos de áudio visual e suporte.
Existem duas grandes categorias de serviços de conferência: as geridas pelos planejadores de reuniões internas e as geridas pelos planejadores de terceiros. Planejadores de reuniões internas são empregados da facilidade hospedando o evento. Geralmente, o contato do grupo, o membro do grupo que está encarregado de fazer todas as providencias necessárias, vai decidir antecipadamente qual facilidade para usar para o evento e entre em contato com seus proprietários diretamente. Um gerente de serviços de conferência é então atribuído dessa facilidade. Empresas do exteriores ou de terceiros são contratadas quando um grupo não tem um site específico selecionado. O contato do grupo fornecerá uma lista de requisitos, e a empresa de serviços de conferência vai começar sugerindo instalações adequadas e agir como intermediário entre o grupo e os sites.
Serviços de conferência necessários para cada evento incluem alojamento e refeições. Por esta razão, conferências, muitas vezes são hospedadas por hotéis com instalações para conferências no local. Estes geralmente incluem espaços de reunião de grandes e pequenos, laboratórios de informática, salão de festas e recursos audio-visuais para alto-falantes ou apresentações. As refeições são normalmente manipuladas pelo departamento de bebida e comida da própria instituição. Estes serviços de conferência são todos gerenciados pelo pessoal no local e coordenados pelo gerente de serviços de conferência, que faz todos os arranjos necessários quando informado pelo grupo de suas necessidades.
Gerentes de serviços de conferência de terceiros oferecem sugestões para um local para a conferência, em seguida, coordenam todos os serviços adicionais se não ofereceram por essa facilidade, tais como reservas de hotel e alojamento. Este tipo de conferência planejamento é comum com grupos grandes demais para ser acomodados por um hotel único, ou para grupos que querem uma terceira pessoa para ajudá-los a negociar o melhor preço. Serviços de conferência também incluem o planejamento de qualquer grupo pode desejar durante a sua estadia de lazer.
Escolher uma facilidade de conferência é realizada melhor examinando as necessidades do grupo e o que eles procuram a cumprir durante o evento. Conferências típicas incluem feiras, programas de treinamento da empresa, ou anual cerimônias de premiação. Muitos planejadores de serviços de conferência de hotel também planejam casamentos ou pequenos eventos familiares. O objetivo da contratação de profissionais de serviços de conferência é para garantir que todas as necessidades do grupo são atendidas e que o evento vai lisamente sem ter que se preocupar com os detalhes.
Os Conceitos publicados são baseados em informações on-line no site:
Encyclopædia Britannica: (web) http://www.britannica.com/ (english).Encyclopedia.com -- Online dictionary and encyclopedia of facts, information, and biographies (web). http://www.encyclopedia.com/ (english)