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O que é um sistema de gestão de processo?

Um sistema de gerenciamento de processo é uma metodologia que normalmente usada para planejar, monitorar e gerenciar um processo do negócio. A gestão do processo de termo é usada para explicar todos os passos seguidos para uma melhor compreensão dos requisitos do cliente e determinar a maneira mais econômica de atender a essas necessidades. É importante notar que um sistema de gerenciamento de processo pode ser uma série de etapas e tarefas, ou um sistema de software de computador. Independentemente do tipo de sistema, há uma série de tarefas específicas e etapas que normalmente devem ser concluídas.
Cada sistema de gestão de processo normalmente envolve seis tarefas, os quais devem ser preenchidos em ordem. A primeira tarefa é definir o processo, entender as necessidades do cliente, bem como os riscos e desafios para a organização para satisfazer essas necessidades. Normalmente, um processo claramente definido é essencial como a equipe de analistas de negócios irá retornar a este item continuamente durante a duração do projeto.
Visualizando o processo ideal é a próxima tarefa. Este processo requer uma compreensão clara do processo, os padrões da indústria, as regulamentações governamentais e quaisquer outras regras que regem o processo de negócios. Além de entender os requisitos de terceiros, a estrutura atual da organização e qualquer sistema já em vigor também deve ser tida em conta.
Métricas são a melhor maneira de desenvolver uma linha de base do processo do negócio atual e determinar como a aplicação de um sistema de gestão de processo ajudarão nas operações de negócios. Especificamente, informações sobre a taxa de rotatividade, tempo de processamento, tempo de resposta do cliente e quaisquer atrasos ou gargalos devem ser documentadas. Esses valores serão referidos através da implementação do sistema de gestão de processo e devem ser usados após quaisquer alterações são implementadas para avaliar o sucesso do processo.
Controles internos são necessários em qualquer processo, e os controles atuais normalmente devem ser documentados. Ao utilizar um sistema de gestão de processo, é essencial incluir o desenvolvimento e implementação de controles internos para o sistema. Esses controles são necessários para gerenciar o acesso, fornecer trilhas de auditoria e para apoiar a organização.
Durante a implementação de um sistema de gestão de processo, existem dois tipos de relatórios que são desenvolvidos. Relatórios de actividade são fornecidos em todas as fases e distribuídos para as partes interessadas e os proprietários do processo de negócio. O propósito destes relatórios é manter todos informados do status do projeto e de documentar todas as informações aprendidas no processo. O segundo tipo de relatório baseia-se as transações ocorrem, problemas identificados, taxas de rotatividade e outros valores geralmente usados para medir o desempenho.

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